Diese Richtlinie erläutert, wie Sozovahaus (im Folgenden „wir“) personenbezogene Daten beim Besuch unserer Internetseite, bei der Bestellung von Waren, bei der Zahlung, bei der Lieferung und bei der Kontaktaufnahme verarbeitet.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach der Verordnung (EU) 2016/679 und dem Bundesdatenschutzgesetz.

1. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Personen, die unsere Internetseite besuchen, eine Bestellung aufgeben, eine Zahlung durchführen, eine Rückgabe oder Erstattung beantragen oder unseren Kundendienst kontaktieren.

Personenbezogene Daten sind nach Artikel 4 Nummer 1 der Verordnung (EU) 2016/679 alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Artikel 4 Nummer 7 der Verordnung (EU) 2016/679 ist:

Kontaktanschrift: E103 KUKNER KOIWA, 2-9-8 MINAMI KOIWA, BEZIRK EDOGAWA, TOKYO 133-0056, JAPAN
Kundendiensttelefon: +81 (907) 724 78 47
Elektronische Postanschrift: cs@sozovahaus.com
Erreichbarkeit: Montag bis Freitag, 9:00 bis 12:00 Uhr und 14:30 bis 18:00 Uhr (Mitteleuropäische Zeit, MEZ)

Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten und Anträge zur Ausübung der nachfolgend beschriebenen Rechte können an die angegebene elektronische Postanschrift gerichtet werden.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den in Artikel 5 der Verordnung (EU) 2016/679 festgelegten Grundsätzen:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz
• Verarbeitung für eindeutig festgelegte Zwecke
• Beschränkung auf die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten
• Richtigkeit und erforderliche Berichtigung unrichtiger Angaben
• Begrenzung der Speicherdauer
• Schutz vor unberechtigter Verarbeitung, Verlust und Beschädigung
• Nachweisbare Einhaltung der Datenschutzgrundsätze

4. Verarbeitete Datenarten

Abhängig von der Nutzung unserer Internetseite können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• Rechnungsanschrift und Lieferanschrift
• Telefonnummer
• Elektronische Postanschrift
• Bestellnummer und Bestellinhalt
• Bestellwert und Zahlungsstatus
• Gewählte Zahlungsart
• Versand- und Zustellangaben
• Angaben zu Rückgaben, Umtauschvorgängen und Erstattungen
• Inhalt von Kundendienstanfragen
• Übermittelte Fotos von Waren und Verpackungen
• Technische Zugriffs- und Sicherheitsangaben

5. Verarbeitungszwecke

Personenbezogene Daten werden für folgende eindeutig bestimmte Zwecke verarbeitet:

• Bereitstellung und Sicherung unserer Internetseite
• Entgegennahme und Prüfung von Bestellungen
• Abwicklung von Zahlungen
• Vorbereitung und Durchführung der Lieferung
• Bearbeitung von Stornierungen
• Bearbeitung von Rückgaben, Umtauschvorgängen und Erstattungen
• Beantwortung von Kundenanfragen
• Erkennung und Verhinderung missbräuchlicher Zugriffe
• Erfüllung steuerrechtlicher und buchhalterischer Pflichten
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen

6. Grundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf einer der folgenden Grundlagen:

• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2016/679 bei einer freiwillig erteilten Einwilligung
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679 zur Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung eines Kaufvertrags
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) 2016/679 zur Erfüllung einer konkreten gesetzlichen Pflicht
• Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Verordnung (EU) 2016/679 zur Wahrung berechtigter Interessen, soweit keine überwiegenden Rechte der betroffenen Person entgegenstehen

7. Bestellungen und Vertragsabwicklung

Bei einer Bestellung verarbeiten wir die Angaben, die erforderlich sind, um den Kaufvertrag abzuschließen und durchzuführen.

Hierzu gehören insbesondere Name, Rechnungsanschrift, Lieferanschrift, Kontaktdaten, Bestellnummer, bestellte Waren, Bestellmenge, Bestellwert, Zahlungsstatus und Versandangaben.

Die Verarbeitung erfolgt nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679.

Ohne die erforderlichen Bestell- und Lieferangaben kann eine Bestellung nicht ordnungsgemäß angenommen, bearbeitet oder zugestellt werden.

8. Zahlungsabwicklung

Für die Durchführung einer Zahlung werden die erforderlichen Zahlungs- und Bestellangaben verarbeitet.

Hierzu können Name, Rechnungsanschrift, Bestellnummer, Bestellwert, Zahlungsart und Zahlungsstatus gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Kaufvertrags nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679.

Soweit Zahlungs- und Rechnungsunterlagen aufbewahrt werden müssen, erfolgt die weitere Verarbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c der Verordnung (EU) 2016/679 in Verbindung mit § 257 des Handelsgesetzbuchs und § 147 der Abgabenordnung.

9. Versand und Zustellung

Zur Vorbereitung, Durchführung und Nachverfolgung der Lieferung werden die erforderlichen Empfänger- und Versandangaben verarbeitet.

Hierzu können Name, Lieferanschrift, Telefonnummer, elektronische Postanschrift, Bestellnummer, Sendungsnummer und Angaben zur Sendung gehören.

Die Verarbeitung erfolgt nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679.

10. Stornierungen, Rückgaben und Erstattungen

Bei einer Stornierung, Rückgabe, einem Umtausch oder einer Erstattung verarbeiten wir die Angaben, die zur Prüfung und Bearbeitung des Antrags erforderlich sind.

Hierzu können Bestellnummer, Name, Kontaktdaten, Warenbezeichnung, Rückgabegrund, Fotos, Angaben zum Warenzustand, Sendungsnummer und Erstattungsstatus gehören.

Die Verarbeitung erfolgt nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679.

11. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch oder über die elektronische Post kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben zur Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens.

Bezieht sich die Anfrage auf eine Bestellung oder einen Kaufvertrag, erfolgt die Verarbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) 2016/679.

Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Verordnung (EU) 2016/679. Unser berechtigtes Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Bearbeitung und Dokumentation eingehender Anfragen.

12. Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf unserer Internetseite können technische Angaben verarbeitet werden, die für die Übertragung der Seiteninhalte, den sicheren Betrieb und die Erkennung von Störungen erforderlich sind.

Dazu können die Netzwerkadresse des verwendeten Geräts, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, verwendetes Betriebssystem und Art des verwendeten Internetprogramms gehören.

Die Verarbeitung erfolgt nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Verordnung (EU) 2016/679. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Internetseite.

13. Einwilligung

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, muss diese freiwillig, für einen bestimmten Zweck, verständlich und eindeutig erteilt werden.

Eine erteilte Einwilligung kann nach Artikel 7 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

14. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur solchen Empfängern zugänglich gemacht, deren Tätigkeit für die Durchführung der Bestellung, Zahlung, Zustellung, technischen Sicherung, Buchhaltung oder Bearbeitung eines Kundenanliegens erforderlich ist.

Zu den möglichen Empfängergruppen gehören:

• Zahlungsabwicklungsstellen
• Versand- und Zustelldienste
• Technische Betriebs- und Sicherheitsstellen
• Buchhaltungs- und Abrechnungsstellen
• Behörden und Gerichte bei einer konkreten Offenlegungspflicht

Soweit personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet werden, werden die Pflichten des beauftragten Empfängers durch eine Vereinbarung nach Artikel 28 der Verordnung (EU) 2016/679 festgelegt.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine bestimmte Aufbewahrungspflicht besteht.

• Bestell-, Rechnungs-, Zahlungs- und Erstattungsunterlagen werden für die in § 257 des Handelsgesetzbuchs und § 147 der Abgabenordnung festgelegten Zeiträume aufbewahrt.
• Kundendienstanfragen werden gelöscht, sobald das Anliegen abgeschlossen wurde und keine weitere Speicherung zur Verteidigung oder Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist.
• Technische Sicherheitsangaben werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die Sicherung und Prüfung des Betriebs nicht mehr erforderlich sind.
• Auf einer Einwilligung beruhende Daten werden gelöscht, wenn die Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Grundlage für die weitere Speicherung besteht.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder so verändert, dass eine Zuordnung zu einer bestimmten Person nicht mehr möglich ist.

16. Datensicherheit

Wir treffen nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Die Maßnahmen dienen insbesondere dem Schutz vor Verlust, Veränderung, Zerstörung, unberechtigter Offenlegung und unberechtigtem Zugriff.

Zu den Schutzmaßnahmen können verschlüsselte Datenübertragung, Zugangsbeschränkungen, Berechtigungsprüfungen, Sicherungskopien und technische Sicherheitskontrollen gehören.

17. Recht auf Auskunft

Nach Artikel 15 der Verordnung (EU) 2016/679 haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten.

Werden Daten verarbeitet, können Sie Auskunft über die Daten, Verarbeitungszwecke, Datenarten, Empfänger, Speicherdauer und Herkunft der Daten verlangen.

18. Recht auf Berichtigung

Nach Artikel 16 der Verordnung (EU) 2016/679 können Sie die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

19. Recht auf Löschung

Nach Artikel 17 der Verordnung (EU) 2016/679 können Sie die Löschung personenbezogener Daten verlangen, wenn die dort festgelegten Voraussetzungen erfüllt sind.

Eine Löschung kann nicht verlangt werden, soweit die Speicherung zur Erfüllung einer konkreten Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist.

20. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Nach Artikel 18 der Verordnung (EU) 2016/679 können Sie unter den dort festgelegten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Während der Einschränkung dürfen die betroffenen Daten grundsätzlich nur gespeichert oder mit Ihrer Einwilligung beziehungsweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen verarbeitet werden.

21. Recht auf Datenübertragbarkeit

Nach Artikel 20 der Verordnung (EU) 2016/679 können Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gebräuchlichen und maschinenlesbaren Format erhalten, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit automatisierten Verfahren erfolgt.

22. Recht auf Widerspruch

Nach Artikel 21 der Verordnung (EU) 2016/679 können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, einer Verarbeitung widersprechen, die auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f beruht.

Nach einem wirksamen Widerspruch verarbeiten wir die betroffenen Daten nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung bestehen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen dient.

23. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die gegenüber einer Person eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.

Artikel 22 der Verordnung (EU) 2016/679 bleibt unberührt.

24. Prüfung der Identität

Zum Schutz personenbezogener Daten können wir bei einem Antrag auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit zusätzliche Angaben zur Bestätigung der Identität verlangen.

Es werden nur solche Angaben angefordert, die erforderlich sind, um eine unberechtigte Offenlegung oder Veränderung personenbezogener Daten zu verhindern.

25. Bearbeitung von Anträgen

Informationen und Mitteilungen zu Anträgen werden nach Artikel 12 der Verordnung (EU) 2016/679 in präziser, verständlicher und leicht zugänglicher Form bereitgestellt.

Anträge werden grundsätzlich unverzüglich und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang beantwortet. Bei umfangreichen oder zahlreichen Anträgen kann die Frist unter den Voraussetzungen des Artikels 12 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 um höchstens zwei weitere Monate verlängert werden.

Über eine notwendige Verlängerung und deren Gründe wird die betroffene Person innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags informiert.

26. Beschwerderecht

Nach Artikel 77 der Verordnung (EU) 2016/679 haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Verordnung (EU) 2016/679 verstößt.

Das Beschwerderecht besteht neben anderen verwaltungsrechtlichen und gerichtlichen Rechtsbehelfen.

27. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie ändern, wenn sich unsere Verarbeitungsvorgänge, die technischen Abläufe unserer Internetseite oder die konkret genannten Bestimmungen ändern.

Die jeweils gültige Fassung wird auf unserer Internetseite veröffentlicht. Wesentliche Änderungen werden vor ihrem Wirksamwerden deutlich bekannt gegeben.